03 Mar Adjointe administrative – Service citoyen
Adjointe administrative – Service citoyen
La Municipalité de Vaudreuil-sur-le-Lac est à la recherche d’une personne organisée pour occuper le poste d’adjoint(e) administratif(ve) – service citoyen. Relevant du directeur général et en relation avec tous les services de la Municipalité, la personne titulaire du poste planifie, organise, supervise et contrôle les activités de son service. La personne contribue à la mise en valeur de la Municipalité et veille à la réalisation de la mission du service en tenant compte des orientations et des valeurs de l’organisation.
Responsabilités :
Volet comptabilité
Dans le cadre de ses fonctions la personne en poste devra compléter des tâches reliées à la perception et la taxation. Elle devra voir au traitement des salaires pour les employés municipaux ainsi qu’au traitement des comptes fournisseurs. Sans s’y limiter, elle devra voir à accomplir les tâches suivantes :
- Vérifier les bons de commande de tous les départements, soit à la codification, aux imputations et aux fonds disponibles. Procéder à l’entrée informatique de tous les bons de commande et effectuer le classement;
- Recevoir les factures originales des fournisseurs et les transmettre aux coordonnateurs de services pour des fins d’autorisation et s’assurer de toutes les opérations
pour le paiement des factures; - Préparer et rédiger divers rapports, tableaux ou autres documents, entre autres pour les assemblées du conseil municipal;
- Vérifier, balancer et cumuler les feuilles de temps pour vérification par la direction;
- Effectuer la saisie de données relatives à la paie et voir au suivi de la masse salariale;
- réparer et concilier les rapports de fin d’année lors du traitement de la paie et procéder aux ajustements de fin d’année;
- Voir à la préparation des comptes de taxes annuels, complémentaires et les droits de mutations, et acheminer ceux-ci par courrier, et ce, dans les délais prévus à la Loi sur la fiscalité municipale;
- Recevoir et traiter les contrats notariés reçus du registre foncier et facturer les droits de mutation que ces contrats génèrent
- Effectuer la facturation pour l’ensemble des services de la municipalité (loisirs administration et urbanisme);
- Exécuter les écritures comptables d’ouverture, de fin d’année et d’amendement;
- Effectuer mensuellement la conciliation bancaire et les écritures comptables appropriées.
Volet administration
Dans le cadre de ses fonctions, la personne en poste devra veiller au service des citoyens. Elle devra répondre à leurs interrogations autant par courriel, par téléphone que par courriel. Elle devra posséder un sens très aiguisé du service à la clientèle puisqu’elle représentera le premier contact du citoyen avec l’administration municipale. Ses tâches, sans s’y limiter, seront :
- Accueillir les contribuables et les visiteurs et les diriger aux responsables ou services concernés;
- Procéder à l’ouverture de requêtes, dans un logiciel approprié, pour les besoins de la Municipalité;
- Procéder à l’acheminement de toute correspondance aux citoyens;
- Soutenir l’ensemble des services au niveau de l’envoi des communications écrites ou de diverses correspondances.
Ce que nous offrons :
- Poste permanent à temps plein, 35 heures par semaine (lundi au vendredi de 8 h 30 à 12 h et de 13h à 16 h 30);
- Gamme complète d’avantages sociaux (3 semaines de vacances, 10 jours de congé maladie, 2 jours de congé familial, assurances collectives, REER);
- Salaire selon l’expérience et en lien avec la politique salariale;
- Lieu de travail situé à l’hôtel de ville de Vaudreuil-sur-le-Lac.
Profil recherché :
- Détenir une formation collégiale ou universitaire dans une discipline pertinente et un minimum de 3 ans d’expérience dans le domaine de l’administration ou de la comptabilité;
- Excellente maîtrise du français (écrit et parlé);
- Maîtrise de l’anglais (un atout);
- Connaissances du système comptable PG Solutions, de l’environnement Microsoft 365 et de la suite MS Office;
- Excellentes capacités à établir de bonnes relations, à travailler en équipe et en concertation;
- Autonomie, proactivité, polyvalence et rigueur;
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément;
- Fortes capacités de synthèse, de gestion du temps et des priorités;
- Professionnalisme, sens de l’éthique et de la discrétion;
- Connaissance du milieu municipal (un atout).
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